タスク管理のコツは忙しいときほど急ぎではない仕事を少ししておくこと

いつも忙しい忙しいと、やることに追われている人っていませんか？そういう人ってタスク管理が苦手な人だったりするんですよね。

また、TO DOリストを作り、納期を決めて、タスク管理をしているつもりでも、実際には納期や時間を守れなかったりする人もいます。

そういう人たちの共通点は、目の前の優先順位にとらわれていて、先を見据えた本当の意味での優先順位がわかっていない人たちだったりします。

タスク管理をしているつもりでもほとんどの場合管理されていない

タスク管理をするとき、やるべきことを羅列して、納期と重要度を確認して優先順位を決めるのが普通ですよね。そのなかで、さばける量は決まっているわけですから結局は納期に追われて仕事をしてしまいます。

すると、本当は重要なんだけれども、まだ納期が先だからと後回しにしてしまい、結局納期直前になって慌ててやらなければならなくなってしまいます。

また、納期を人に設定されることは、人との約束を守るために納期通りにやろうとしますが、自分で納期を設定していることというのは、どうしても後回しになります。自分に対する納期は甘くなりがちなので一向に終わらなくなってしまいます。

こういったタスク管理をしている人は、管理しているつもりでも実はちゃんと管理されていません。本来、管理するうえで一番忘れてはいけないのが、この「やったほうがいいけど後回しにしていること」だからです。

やるべきことを分類すると、次の4つに分けることができます。

この優先順位を考えると、1→3→2→4となりますよね。すると、1と3でやることいっぱいになってしまい、2と4は一向に進みません。

でもよく考えてみると、この2と4ができるかできないかで、いろいろ良くなるかどうかが、変わることがあります。

例えば、今すぐは困ってないけど、「今やっているやり方の仕組みを、こういう風に改善したほうがいいなぁ」っていう案件ありますよね。

でも、それを改善するには時間がかかるので、やっている暇がないから後回しにしちゃおう。となっているのが3の事案だったりします。

また、「新しいアイデアを思いついたけど、実現するには、あれとこれをクリアしなければならない。でもそんな時間はないから、時間ができたらやろう。」というのも3だったり4の案件にあると思います。

忙しいからといって、どんどんと後回しにすると、結局やらなくなってしまうのがこれらの案件です。

でも考えてみてください、これらの案件をやらなければ、何も改善されませんし、何も新しいことは生まれません。だからこそ、忙しくても、少しづつやったほうがいいというわけです。

やるかやらないかで未来の自分が変わります。そう、未来の自分を助けられるのは、今の自分だけなのです。

タスク管理の割合のなかで、1割でも2割でもいいから後回しにしている仕事に手をつける時間を作ることが大切です。

例えば、仕事が行き詰まったときの気分転換として手をつけたり、次のスケジュールまでの合間時間だったりと、隙間の時間を埋めるためでもいいです。ちょっと手をつけるだけでもだいぶ変わるはずです。

今行っているタスク管理を、少し見直してみませんか？